Les outils institutionnels

Les outils institutionnels regroupent l’ensemble des supports les plus représentatifs de votre société. Ils peuvent être divers et variés, mais on retrouve généralement les mêmes dans une PME, à savoir, les cartes de visite, les en-têtes de lettre, les factures, les enveloppes…

La carte de visite est certainement le support le plus utilisé. Ce petit document, au format standard de 85 x 55 mm, permet d’apporter certains renseignements sur une personne (ou une entreprise). Utilisez ce document pour laisser vos coordonnées à un contact.

L’en-tête de lettre est également un élément important pour la communication d’une entreprise. Comme son nom l’indique, il s’agit des éléments placés en en-tête d’un lettre, permettant ainsi de reconnaître rapidement l’expéditeur du courrier.

Les factures sont des documents institutionnels qu’il est nécessaire de définir une fois pour toute. L’avantage de ce document est de standardiser l’envoi de vos factures à vos clients de sorte qu’ils identifient immédiatement les données principales de document. Evitez de modifier ce document pour chaque facture, veillez à garder le même format.

Tout comme les en-têtes, les enveloppes sont l’image de votre entreprise. C’est le premier élément sur lequel tombe le client. Evitez d’utiliser des enveloppes traditionnelles et non personnalisées.

Les outils de prospection

Cette appellation désigne tous les documents utilisés par une entreprise lors de ses campagnes de prospection. Il est évident qu’ils sont indispensables pour que votre prospection soit efficace, mais il est également important de noter que ces documents sont
inefficaces s’ils ne sont pas associés aux outils institutionnels.

Il en existe plusieurs types dont le plus connu est le flyer. C’est un document papier, généralement de taille 15 x 21 cm qui résume brièvement l’activité de l’entreprise. il peut aussi servir à annoncer un promotion ou même à laisser un message aux personnes que vous ciblez. Il a l’avantage d’être bref. Le recevoir possède donc sur un petit bout de papier toutes les informations nécéssaires pour prendre contact avec vous.

Vous pouvez également opter pour un document plus complet de plusieurs pages qui présenterait plus en détail votre entreprise. Certaines personnes jugent ce type de document trop complet alors que d’autres le trouvent professionnel et parfaitement adapté à leurs campagnes de prospection.

Le site internet

Actuellement, le site Internet est le support de communication le plus puissant et le plus complet. Cependant, moins de 20% des entreprises françaises possèdent aujourd’hui leur propre site Internet. C’est pourtant une base de travail exceptionnelle pour une entreprise qui cherche à se faire connaître.

Le site Internet est avant tout une solution de présence sur Internet (l’un des principaux médias en France), mais permet également de développer une stratégie commerciale efficace. La plus utilisée d’entre-elles est l’emailing qui permet de toucher un très grand nombre de personnes pour un coût minime.

C’est même un outil tellement complet qu’il est impossible de développer toutes ses fonctionnalités. C’est pourquoi il faut s’assurer de bien avoir cerner ses besoins avant de se lancer dans la création d’un site Internet.

En effet, le site Internet peut aller de la simple présentation de votre entreprise à la mise en place d’une boutique en ligne personnalisée. Autant dire que les possibilités sont multiples. Mais concretement, quels sont les avantages de posséder son propre site Internet ?

Tout d’abord, un site Internet est une boutique ouverte 24H/24 et 7 jours sur 7. Autant dire que c’est quasiment le seul outil qui vous permette de vous faire connaître de manière passive. Pour vos clients, c’est une source d’information importante sur votre entreprise et il vous permet d’augmenter votre crédibilité car un site Internet bien renseigné est une marque de confiance. Dernier objectif : le site Internet vous permet d’en savoir un peu plus sur vos clients potentiels et sur leurs habitudes de consommation.

Les objets publicitaires

Les objets publicitaires sont des outils complémentaires aux outils de prospection traditionnels comme les flyers ou les plaquettes commerciales. Evidemment, l’un ne va pas sans l’autre et les objets publicitaires ne sont d’aucune utilité s’ils ne sont pas combinés avec d’autres outils de prospection.

Les objets publicitaires peuvent se présenter sous diverses formes : stylos, clés USB, calculatrices, autocollants… Généralement, ils sont laissés à un prospect après un RDV et permettent de laisser une trace visuelle durable (encore faut-il que le client l’utilise).

Mais on peut également les utiliser comme accroche pour des opérations de prospection, en incitant par exemple un prospect à vous contacter pour recevoir en échange un « cadeau surprise ».

Le marquage véhicule

C’est un moyen efficace de se faire voir. Le concept consiste à afficher sur votre véhicule professionnel des informations concernant votre entreprise (généralement le logo et vos coordonnées). C’est un moyen efficace de dynamiser l’activité de votre entreprise car cela vous permet d’être vu par de nombreuses personnes tout en vous déplaçant avec votre véhicule.

Ce support de communication est relativement efficace, notamment si vous utilisez régulièrement votre véhicule pour des trajets variés. Cependant, le marquage sur véhicule n’est pas un outil adapté à toutes les activités. En effet, il pourrait avoir un effet négatif pour certaines catégories socioprofessionnelles.

Le journal d’entreprise

Le journal d’entreprise est un outil de communication récent qui est apparu grâce à l’avènement d’Internet et des moyens de communication récents. En quoi cela consiste-t-il ? Comme son nom l’indique, c’est un journal papier de moins de 10 pages (généralement 4) qui relate l’actualité récente de l’entreprise mais qui peut également intégrer d’autres éléments (comme la mise en avant d’un client par exemple).

D’autres formes de journaux peuvent être imaginées comme par exemple la rédaction d’un véritable journal intégrant des articles rédigés par l’entreprise sur des sujets extérieurs mais intéressants évidemment les lecteurs de l’entreprise. Cela permet de créer un premier contact avec vos prospects.

En général, l’envoi se fait sur deux groupes bien distincts : vos clients ou vos prospects. Bien entendu, d’autres cibles peuvent faire l’objet d’un envoi de journal d’entreprise comme vos fournisseurs ou encore des investisseurs.

L’énorme avantage de cette méthode est le suivant : grâce aux nouvelles technologies, vous êtes actuellement capable de savoir quelle personne a lu le journal et quel est le sujet qui a retenu son attention. Cela permet d’identifier les personnes intéressé et du fait, de décupler l’impact de votre envoi.
Alors bien sûr, un envoi papier est pécuniairement plus important qu’un email mais il faut admettre que le fait de recevoir un journal est mieux perçu par les destinataires et très souvent, le journal d’entreprise est conservé par le lecteur, contrairement à l’email, trop souvent destiné à la corbeille.

L’emailing

C’est devenu un outil classique et presque incontournable en matière de prospection. L’emailing a le vent en poupe et il faut avouer qu’il ne manque pas d’avantages quand il est réalisé correctement. Comment réaliser un emailing prolifique ? Voici quelques conseils à prendre en compte :

La phase la plus importante est la préparation de la campagne. Avant de se lancer dans la création du document ou même de son contenu, il faut avoir défini clairement et précisément le but principal de la mission : doit-elle servir à trouver de nouveaux client ou à fidéliser ceux existants ? Le contenu de l’emailing en dépendra ! D’autres paramètres sont à prendre en compte lors de cette phase comme les destinataires (clients, prospects, fournisseurs…) ou le bilan prévisionnel des résultats.

Vous pouvez alors passer à la rédaction du message. Il devra être clair et relativement direct s’il s’agit d’un texte, mais il peut également être question d’un document joint à l’emailing : documentation, devis, vidéo… Les possibilités sont diverses, mais le choix doit être cohérent avec les objectifs. N’oubliez pas non plus de signer votre message et de récapituler les coordonnées complètes de votre entreprise.

Une fois le contenu pris en compte, pensez à soigner le contenant : la présentation de votre emailing. Tout comme pour un mailing papier où l’enveloppe joue un rôle crucial, celui-ci doit susciter l’intérêt du lecteur et le pousser à poursuivre la lecture de votre message. Pour cela, l’objet du mail est primordial. Il donne une première impression au lecteur. N’oubliez pas que vous n’aurez pas l’occasion de faire deux fois une bonne première impression.

Une campagne qui ne respecterait pas ces critères pourrait avoir l’effet inverse de celui escompté. Non seulement il ne vous permettrait pas d’atteindre votre objectif, mais il nuirait probablement à l’image de marque de votre entreprise.

Le mailing papier

Le mailing papier peut être un outil de prospection et de communication très intéressant. En quoi consiste-t-il exactement ? Concrètement, c’est l’envoi massif d’une lettre-type, personnalisée à chaque entrée d’un fichier de prospects ou clients.

Personnalisée ? Oui parce qu’elle doit toucher directement la personne qui le reçoit et doit exposer clairement le but de l’opération (nouveau produit, promotion, déménagement…). Un autre élément à prendre en compte est la date d’envoi de votre mailing. Essayez de lancer votre campagne au moment opportun. Par exemple si vous avez développé un nouveau stylo, le meilleur moment sera évidemment la période de rentrée scolaire.

N’oubliez pas non plus de tester votre campagne sur un échantillon de votre fichier afin de vous assurer un retour sur investissement satisfaisant.

Grâce à l’avènement d’Internet, un nouveau mode de mailing fait désormais éclipse au mailing papier : l’emailing. Le principe est simple, vous transformez votre bonne vieille lettre en courrier électronique. Les avantages : économique et permet d’atteindre plus de personnes à la fois.

Le Web 2.0

Le Web 2.0 est une technologie qui permet aux internautes d’interagir sur le contenu des pages Web mais aussi entre eux. C’est là que l’innovation est importante et intéressante. Bien que la possibilité de modifier le contenu des pages Web soit particulièrement intéressante, le principal avantage du Web 2.0 est l’interaction entre les différents internautes.

Qu’est-ce qu’un réseau social ? C’est un ensemble de personnes ou organismes (associations, entreprises…) qui sont mises en relation grâce à un site Internet prévu à cet effet. Les deux réseaux sociaux les plus populaires aujourd’hui sont Facebook et MySpace. Le principe est simple : vous développer un réseau de relation (qui peut être aussi bien professionnel que personnel), puis vous diffuser vos informations à tout votre réseau. Cela permet de démultiplier la puissance de votre message.

Concrètement, le Web 2.0 permet d’améliorer la qualité de diffusion de vos informations tout en favorisant la collaboration des personnes, c’est à dire la transmission des savoir-faire. Certains mots caractéristiques du Web 2.0 vont faire leur entrée dans le dictionnaire, c’est la preuve que le Web 2.0 est en train de prendre une grande ampleur.

Le phoning

Le phoning est une technique de marketing direct qui a pour objectif principal de faire gagner des clients à une entreprise. De nombreuses entreprises y ont actuellement recours et les retombées pour ce type de campagne sont de plus en plus encourageantes.

En quoi consiste exactement le phoning ? Réponse : à mettre en place une ou plusieurs personnes chargée(s) de contacter par téléphone une liste de clients issue d’un fichier client. Le but peut être de vendre une prestation ou un produit, mais aussi de réaliser un audit afin d’obtenir des informations sur les personnes contactées.

Cette campagne doit se baser sur un argumentaire précis qui doit permettre au téléprospecteur de parer la plupart des inquiétudes et des doutes des clients. Tout comme le mailing, il est conseillé de tester votre argumentaire sur un échantillon de personnes pour aboutir à un argumentaire rodé et optimal.